個人情報保護方針

「個人情報の保護に関する基本方針」(個人情報保護方針)

株式会社MYJ(以下、当社といいます)は、「確かな安心を、いつまでも」という経営理念のもと、お客さまの個人情報、個人番号および特定個人情報(以下、個人情報等といいます)を適切に取り扱うことが大切な社会的責務と認識し、お客さまの個人情報等の保護に万全を尽くしてまいります。

1.取組方針

当社は、個人情報等の取扱いに関し、お客さまからお預かりしている大切な情報の適正な利用と保護に努めます。
当社は、事業活動の特性をふまえ、個人情報等の取扱いに関し、その重要性を認識し、継続的な個人情報等の管理態勢の改善に努めます。
当社は、お客さまからの個人情報等の取扱いに関するお問い合わせおよびお申し出について、適切かつ迅速に対応することに努めます。
当社は、「個人情報の保護に関する法律」等の関係法令、国が定める指針その他の規範等を遵守いたします。

2.個人情報の定義

当社では、個人情報を個人に関する情報で、次のいずれかに該当するものと定義しています。
(1)当該情報に含まれるお名前、生年月日等により個人を特定できるもの
(2)個人識別符号(当該情報単体から特定の個人を識別できるものとして関係法令で定められた文字、番号、記号その他の符号をいいます)が含まれるもの

3.個人情報等の種類

当社の業務遂行に必要な情報として、お客さまのお名前、生年月日、性別、ご住所、健康状態、職業等をご提供いただいており、当社が提供する各種サービスに関連し、必要な情報のご提供をお願いする場合があります。
また、お手続きの内容により、個人番号をご提供いただく場合があります。個人番号および特定個人情報については、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、番号法といいます)等に従い、厳格な安全管理措置を設けております。

4.個人情報等の取得方法

主に委託元会社からの提供、契約書、インターネット、アンケート、履歴書により、お客さまに関する情報を取得いたします。また、キャンペーン等の実施により、はがき等で情報をいただく場合があります。お客さまの情報の取得にあたっては、利用目的を明らかにしたうえで、個人情報の保護に関する法律、国が定める指針、その他法令等に照らし、適正な方法で行なうこととします。
なお、特定個人情報を当社が直接取得する場合は、所定の申告書等により取得いたします。

5.個人情報等の利用目的

当社は、お客さまに関する情報を、必要に応じ、以下の目的のみで利用し、目的外利用は行ないません。

(1)保険業務(ほけんポート業務)

保険会社から受託した保険業務において取得した個人情報を、各社の損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の各社業務の遂行に必要な範囲内で利用します。また、当社の窓口での応対につきましては、防犯等の観点から録画させていただくことがあります。
上記の利用目的の変更は、関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行ない、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、またはホームページ等により公表します。
当社に対し保険募集業務の委託を行なう保険会社の利用目的は、各社のホームページに掲載されています。

(2)保険契約の確認業務

受託した保険契約に関する事実確認(お申込み時の内容確認・ご請求時の事実確認)を行なうため、委託元保険会社から提供された個人情報を、受託業務上必要な範囲内で利用します。
また、保険契約に関する事実確認のために、委託元保険会社が必要とする個人情報を、お客さまに直接面談して取得させていただくほか、必要に応じお客さまの承諾を得て取得させていただきます。取得した個人情報は、委託元保険会社への確認結果報告のために利用させていただきます。

(3)生命保険契約・損害保険契約等事務サービス

受託した生命保険事務・損害保険事務等の情報処理サービスを行なうため、委託元から提供された個人情報を、受託業務上必要な範囲で利用させていただきます。

(4)印刷業務・配送管理等サービス

印刷業務、運送管理、保管、廃棄等サービスを行なうため、委託元から提供された個人情報を、受託業務上必要な範囲で利用させていただきます。

(5)福利厚生サービス

受託した福利厚生業務を遂行するため、委託元から提供された個人情報を、受託業務上必要な範囲で利用させていただきます。

(6)お問い合わせ、お申し出への対応

当社事業に関するお問い合わせ、お申し出(苦情、相談)に対応するために利用させていただきます。

(7)従業員の人事・労務管理等

当社の従業員の採用、入社手続き、報酬の支払い、人事管理、教育、社会保険等の手続き、福利厚生の提供、健康管理措置、その他雇用管理および業務遂行上必要な手続きのために利用させていただきます。

ただし、個人番号については、以下の事務に必要な範囲でのみ利用し、それ以外の目的では利用いたしません。

  • 報酬、料金等の法定調書の作成・提出に関する事務
  • その他法令等に定める個人番号関係事務等

これらの利用目的は、当社ホームページ等に掲載するほか、お客さまから直接書面等にて情報を収集する場合に明示いたします。

6.提携先会社との共同利用

当社および提携先会社は、その取扱う保険商品およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の業務の遂行のために、上記5.(1)の業務においてインターネットサイトから取得した個人情報を各社間で以下の条件により共同利用をいたします。

(1)個人情報の項目

お名前、ご住所、生年月日、性別、その他当社インターネットサイトにおける資料請求情報の入力により取得した内容

(2)管理責任者

株式会社MYJ

(3)共同して利用する者の範囲

株式会社アドバンスクリエイト
(URL:http://www.advancecreate.co.jp/)
明治安田生命保険相互会社
(URL:http://www.meijiyasuda.co.jp/)

(4)共同して利用する者の利用目的

株式会社アドバンスクリエイト

株式会社アドバンスクリエイト及び提携先企業は、その取り扱う商品・サービスをご案内するために、個人情報の共同利用をいたします。

【共同利用目的】
  • 当社が代理店業務を行う保険会社の各種商品やサービスの案内・提供・維持管理のため
  • 当社及び提携先企業の行う保険代理店業務における各種商品やサービスの案内・提供・維持管理のため

なお、株式会社アドバンスクリエイトにおけるお客さまに関する情報の取扱いについては、ホームページをご覧ください。

明治安田生命保険相互会社

明治安田生命保険相互会社は取得いたしました個人情報を以下の目的で利用させていただきます。

  • 各種保険契約のお引き受け、ご継続・維持管理、保険金・給付金等のお支払い
  • 関連会社・提携会社を含む各種商品・サービスのご案内・提供、ご契約の維持管理
  • 当社業務に関する情報提供・運営管理、商品・サービスの充実
  • その他保険に関連・付随する業務

なお、明治安田生命保険相互会社におけるお客さまに関する情報の取扱いについては、ホームページをご覧ください。

7.個人情報等の提供

お客さまに関する情報は、以下の場合において、必要な範囲で外部に提供することがあります。

  • あらかじめお客さまの同意がある場合
  • 法令により必要とされる場合または提供が認められている場合
  • 人の命、身体または財産の保護のために必要とされる場合
  • 公共の利益のために必要とされる場合
  • 適切な安全管理をしたうえで業務委託を行なう場合
  • 法令に基づき特定の者と共同で利用する場合

ただし、特定個人情報については、個人番号利用事務実施者への提出、特定個人情報の取扱いの全部または一部の委託を行なう場合等、番号法で認められた場合を除き、外部に提供いたしません。

8.個人情報等の管理

お客さまに関する情報は、正確かつ最新の内容を保つよう常に適切な措置を講じております。また、お客さま情報への不正アクセス、紛失、漏洩、毀損等の危険に対して必要な対策を講じるとともに、万一の問題発生時には速やかな是正対策を実施します。
さらに、従業者および委託先に対して必要かつ適切な監督を行なっております。

9.個人情報等のお問い合わせ、お申し出および開示等のご照会窓口等

当社の個人情報等の取扱いに関するお問い合わせ、お申し出(苦情、相談)については下記にて受付し、適切かつ迅速に対応いたします。
また、開示対象個人情報の利用目的の通知、開示・訂正・削除・利用停止のご請求についても下記にて受付いたします。この場合、請求者ご本人であることを確認させていただいたうえで、特別な理由がない限り回答・訂正等の対応をいたします。

(1)事業者の名称および個人情報保護管理者

事業者の名称 株式会社MYJ
個人情報保護管理者 常務取締役(情報管理統括責任者)
連絡先 電話 03-5690-6618

(2)ご照会窓口

保険業務(ほけんポート業務)の個人情報取扱いに関する照会窓口:

株式会社MYJ ほけんポート業務部
〒135-0016 東京都江東区東陽4-1-7
電話 03-5690-1041  FAX 03-5690-6794

上記以外の個人情報取扱いに関する照会窓口:

株式会社MYJ リスク管理・コンプライアンス部
〒135-0016 東京都江東区東陽4-1-7
電話 03-5690-6618  FAX 03-5690-6794

10.認定個人情報保護団体

当社は一般財団法人日本情報経済社会推進協会の認定個人情報保護団体の対象事業者です。同協会では、対象事業者の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしております。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
フリーダイヤル 0120-700-779

11.個人情報保護への取組みの維持・改善

当社では、情報管理に関する「情報保護推進委員会」を設置し、全社横断的にお客さまに関する情報の保護に向けた取り組みを推進しております。また、この方針および社内規程の見直しを随時実施し、継続的に個人情報保護の向上を図ってまいります。

株式会社MYJ
代表取締役社長 河本 茂

2003年 3   7日制定

2017年 5 30日改定

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